Una buena convención

El fin de semana pasado asistí a una convención de proveedores industriales, en la que se reunían comercializadores y fabricantes de diversos artículos e instrumentos para la producción.

Mi empresa me envió con la misión de contactar a un buen proveedor de básculas camioneras, pues nos dedicamos al traslado de mercancías y para nuestro trabajo es muy importante conocer el peso exacto de nuestros vehículos, tanto con carga como sin ella.

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La misión fue un éxito y no sólo encontré una, sino varias opciones interesantes. Sin embargo, lo que más llamó mi atención fue lo bien organizado que estuvo el evento, lo cual nos permitió aprovechar al máximo todas las actividades, sin tener qué preocuparnos por cómo llegar a la sede, dónde recargar la batería de nuestros dispositivos electrónicos o dónde comer.

Las convenciones, ferias, exposiciones y otros eventos de negocios son excelentes oportunidades para conocer las novedades que hay en nuestras industrias, descubrir tecnologías y tendencias, ampliar nuestra red de contactos y hasta encontrar clientes potenciales.

Sin embargo, los beneficios que dichas reuniones puedan aportar dependen en gran medida de qué tan bien planeadas y organizadas estén. El último día de la convención, tuve la oportunidad de platicar con uno de los organizadores y me compartió algunas de sus estrategias para llevar a cabo este tipo de eventos.

  1. Definir un tema

Aunque se reúnan miembros de una misma industria, estos pueden tener una variedad de intereses e inquietudes y si la convención no tiene una orientación específica, se corre el riesgo de que cada quien intente llevar la discusión hacia su propio ámbito y no se puedan establecer acuerdos. En cambio, al proponer un tema, se indica a los asistentes lo que pueden esperar. El tema de la convención a la que asistí fue “Nuevas tecnologías y recursos para la producción industrial”.

  1. Elegir la sede adecuada

Definir el tema también permite planear las actividades y discusiones que se llevarán a cabo, y con base en ello se establece el tipo de sede que se necesita. No tiene que ser la más cara, lujosa o exclusiva, sino la que cuente con las instalaciones y el equipo necesarios para que el evento se desarrolle de manera satisfactoria.

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  1. Planear con anticipación

Esto puede parecer obvio, pues a nadie se le ocurriría organizar un gran evento en una semana (aunque he tenido experiencias que los dejarían con el ojo cuadrado). Sin embargo, no siempre es fácil determinar cuánto conviene anticiparse. Hay expertos que recomiendan al menos un mes; otros, hasta seis o incluso un año.

Creo que lo más sensato es decir que no hay cifras inamovibles y lo más importante es considerar las particularidades del evento. ¿Cuántos invitados habrá? ¿Serán todos nacionales o también extranjeros? ¿Cuántos tendrán que hacer un viaje y reservar vuelos y hotel? ¿Cuánto durará? Responder a cuestiones como éstas nos dará una idea del tiempo que necesitan los invitados para planear su asistencia y el que requerimos nosotros para preparar todo.

  1. Planear actividades con valor agregado

Como ya mencionaba, es muy probable que buena parte de los invitados deban viajar para asistir al evento, lo cual implica una inversión considerable de tiempo y recursos. Para mostrarles que dicha inversión valdrá la pena, es importante incluir algunas actividades destacadas; por ejemplo, la participación de un conferencista experto o la presentación de un nuevo producto o tecnología.

Otra buena estrategia es incluir un atractivo cultural, como una excursión a un sitio turístico, un concierto o un evento en el que se aprecien las tradiciones del lugar.

La ruta del norte

Hace poco fui a un crucero por el mar Báltico, celebrando una fusión que hicimos entre nuestras empresas, creando así un grupo; a su vez, nos acompañaron miembros  de una empresa dedicada a llevar  el proceso de fusiones y adquisiciones entre empresas, quienes facilitaron de enorme manera nuestras operaciones.

Al estar navegando por aquel mar, aunque era verano, el frío durante la tarde y noche eran equivalentes a nuestros inviernos en México.

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Debo decir que para un ojo no entrenado y acostumbrado a los pasajes nórdicos, los mares que abrazan a todos los países que conforman las elegantes faldas del polo norte podrían resultar un tanto opacos y hasta causar cierta angustia, ya que los mares en el norte de Europa no son azules como el Atlántico o verde turquesa y transparentes como el mar Caribe, sino que estos mares son completamente negros y de profundidades inmensas, cambiando de color brevemente en el Golfo de Finlandia, cuyas aguas visitan las costas de San Petersburgo.

Algo que no le informan a los pasajeros, es que todas las embarcaciones que por ahí naveguen deben de tomar importantes precauciones, ya que sigue habiendo minas marinas colocadas ahí durante la Primera y Segunda Guerra Mundial, algunas de las cuales tienen la capacidad de destruir a cualquier barco, sin importar su tamaño; sin embargo, el radar de las embarcaciones generalmente las detecta.

De aquella zona surgieron grandes e intrépidas razas, quienes dieron al mundo grandes marineros y exploradores, incluyendo a aquellos hombres quienes verdaderamente descubrieron el continente americano y no Cristóbal Colon, como se puede llegar a creer.

Este descubrimiento fue el resultado de una cadena de accidentes afortunados, causados por el gran espíritu vikingo, cuyo fuego no les cabía en el pecho, por lo que tenían que salir a ultramar para buscar nuevos territorios qué explorar y nuevas poblaciones que conquistar.

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Para lograr esto, los navegantes vikingos decidieron explorar aquello que había en el verdadero norte del mundo, por lo que hicieron exploraciones al para entonces desconocido Polo Norte.

En camino a estas expediciones conquistaron la isla de Islandia, bautizada como la Isla de Hielo, cuya tierra la utilizarían como base de operaciones y de reabastecimiento para poder aumentar su radio de exploraciones.

Poco tiempo después, estos exploradores y feroces guerreros conquistaron Groenlandia, que actuó como una segunda Islandia; sin embargo, mucho más valiosa, ya que estaba hasta el lejano oeste, donde las cosas comenzaban a ponerse muy interesantes, ya que los pájaros con su fisionomía contaban una historia de un pedazo de tierra gigante hacia el oeste y fue así como los exploradores vikingos llegaron a la costa este de Canadá, donde llegaron a tener contacto visual con los indios.

El día de hoy, los escandinavos siguen teniendo ese espíritu de aventura, por lo que son personas a quienes les gusta mucho viajar y muchas veces lo hacen a solas, ya que dicen que es la mejor manera de forzarse a sobrevivir.

A su vez, toda esa energía producida por aquellos climas tan brutales, la han empleado para la innovación y el desarrollo  de sus grandes países.

Lugares inolvidables

El verano pasado hice un viaje a uno de los lugares más bonitos y menos conocidos de Europa.

Al planearlo, mis compañeros querían ir a algún lugar de Europa donde la mayoría de los turistas occidentales van de visita, sin embargo me opuse firmemente a dicha idea.

Mi razón de hacer esto era el simple hecho de que, al todos ya conocer esas ciudades, era tiempo de ir a otras, que yo por experiencia sabía que eran garantía, y mucho más exóticas.

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Se trata de Bulgaria, un país al suroeste de Europa, con hermosas playas y gente fantástica.

Yo ya había estado ahí un par de veces, ya que un  buen amigo mío es de la ciudad de Sofía, capital de Bulgaria.

Yo sabía además que el lugar fascinaría a mis amigos, ya que las mujeres búlgaras son de las más bellas del mundo.

A final de cuentas, hicimos un itinerario bastante interesante, en el cual visitaríamos otros países pero la mayor parte sería en Bulgaria.

Volamos  de la Ciudad de México a Múnich, donde esperamos un par de horas para tomar un vuelo a Viena, donde pasamos un par de días deleitándonos con la hermosísima ciudad, sede de los viejos Habsburgo.

De Viena  hicimos un largo recorrido en tren por toda Hungría y Rumania, hasta llegar a Sofía, donde nos esperaba mi amigo quien nos daría hospedaje.

Después de estar tres días  en la hermosa ciudad viajamos hasta el sureste del país, donde se encuentra una hermosa ciudad en la frontera con Turquía, llamada Ahtopol,  donde  la familia de mi amigo tiene una casa.

Al llegar ahí mis amigos se decepcionaron un poco, ya que no había mucha concurrencia, una decepción que les duraría poco.

Al llegar a la estación nos recogió un chofer, quien nos condujo hasta una de las casas más hermosas que nadie haya jamás visto, donde nos esperaban ya unas bellas amigas locales.

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La casa estaba erigida en el pico de una gran roca blanca, que parecía parte de magnánimo palacio de mármol.

La casa alguna vez fue residencia del antiguo sultán Mehemed II, donde pasaba sus veranos, acompañado de sus numerosas esposas.

La casa contaba con 35 habitaciones, la mayoría con vista al mar negro, sin embargo, lo más impresionante era un gran salón para cuya construcción se escavó la piedra sobre la cual yace la gran casa, unos 20 metros hasta llegar a las manos del mar.

Lo interesante de este gran salón de granito color perla es una gran fosa que se encuentra en su interior. Sin embargo, la fosa solo tiene agua en las noches de luna llena, cuyo magnetismo hace la marea subir y llenar aquella fosa de agua salada, por lo que se le conoce como la fosa de la luna.

En fin, pasamos dos semanas mágicas, durante las cuales nos olvidamos del mundo entero gracias a aquel palacio y a la gran compañía.

Al llegar a México, ya que estaba remodelando mi cocina, busqué en internet títulos como mármol y granito precios, mármol y granito colores y otros temas más, ya que el mármol de aquel palacio me inspiró y me hizo querer una parte de él.

Después de una larga búsqueda, encontré a Mármoles Arca, un proveedor que me dejó mi cocina hermosa y digna de mis expectativas.

Si algún día quieres viajar, querido amigo, ¡ve y descubre Bulgaria!

¿Te toca ser anfitrión? Lúcete con tus invitados

Una cara del turismo de reuniones, la que a muchos entusiasma y a veces nos hace envidiar a quienes viajan por negocios, es el abandonar la oficina por unos días y trasladarse a otra región del país o del mundo, para trabajar en un entorno distinto.

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Pero del otro lado están los preparativos que se llevan a cabo en la sede. Si se trata de una junta o una visita a las instalaciones de la empresa, por lo menos debe haber un comité de recepción, encargado de coordinar la llegada y el traslado de los invitados, así como las actividades que llevarán a cabo durante la visita. Si el evento es más grande, como una convención o un congreso, el comité se transforma en todo un equipo de logística, con grupos enfocados en las distintas cuestiones que se deben atender (sede, salones, requerimientos tecnológicos, materiales, comida y refrigerios y un largo etcétera).

Ser anfitrión de una reunión o evento de negocios es más que cuidar todos los detalles para que las actividades puedan desarrollarse sin problemas; ser anfitrión es representar los valores de la compañía e incluso del lugar de origen y mostrar a los visitantes que vale la pena invertir en ello, o que se pueden entablar buenas relaciones comerciales, académicas o empresariales con la sede.

Para lograr lo anterior, siempre ayuda el hacer un esfuerzo extra y dar un “valor agregado” a la experiencia que tendrán nuestros visitantes. Las siguientes ideas te ayudarán a dar esos beneficios adicionales que harán de tu evento un acontecimiento memorable.

1. Información útil

Por lo general, en este punto nos limitamos a dar toda la información relacionada con el evento; horarios de conferencias e indicación de las salas donde se llevarán a cabo, servicios disponibles en la sede, como salas de trabajo o conexión a internet, y destalles como los tiempos destinados al coffee break o la comida. Pero un plus que tus invitados sin duda apreciarán, es que les presentes información relevante para el viaje y la estancia; por ejemplo, una lista con los hoteles cerca del aeropuerto de la Ciudad de México, o los alojamientos más cercanos al lugar del evento; detalles acerca de los servicios de transporte en la ciudad y de las mejores opciones para trasladarse desde el aeropuerto; recomendaciones de lugares dónde comer o qué visitar, y sugerencias que ayuden a tener una mejor estancia.

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2. Trato personalizado

Conforme se acerca la fecha del evento, es común que surjan dudas, cambios e incluso algunos inconvenientes. La práctica común, y muchas veces, la más funcional y sencilla, es enviar correos masivos a los participantes, para informar de los cambios en la agenda, del equipo y los servicios que tendrán a su disposición o de cómo llegar a una determinada sede. No obstante, y siempre en la medida de lo posible, conviene dar respuestas directas a quienes expresen inquietudes o comentarios, para mostrar que hay interés por sus casos particulares.

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3. Experiencia cultural

Como ya he mencionado en otras ocasiones, los viajes de negocios se han convertido en experiencias complejas, que no sólo buscan atender aspectos laborales, sino compartir un poco de la cultura, las tradiciones y el estilo de vida de la ciudad anfitriona. Lo tradicional es que para clausurar un congreso o unas jornadas de trabajo, se organice una cena o comida, pero algo que incrementará el valor de este detalle es brindar una experiencia cultural; puede ser una excursión para apreciar los atractivos naturales, una visita a un sitio histórico, o un evento artístico.

Los beneficios económicos del turismo de reuniones

Cuando se habla de turismo, generalmente se piensa en destinos de sol y playa, viajes de aventuras o visitas a los sitios históricos y arqueológicos más interesantes de un país. Si se busca un elemento común a este tipo de viajes, sin duda será el carácter recreativo de los mismos. Se hace turismo para descansar, divertirse o ampliar la cultura, y en todos los casos se pasan ratos de esparcimiento que nos hacen olvidar por un momento la rutina.

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Otros viajes, como los que deben hacerse para cerrar un trato con socios extranjeros o asistir a un evento de la industria en la que se trabaja, se catalogaban en el amplio concepto de los “viajes de negocios”. Sin embargo, en décadas recientes se ha desarrollado una nueva forma de organizar y llevar a cabo este tipo de viajes, que han dado lugar al concepto de turismo de reuniones.

¿Difiere en algo de los viajes de negocios? En algunos aspectos sí. Al incorporar la idea de turismo, los organizadores de congresos o reuniones también integran experiencias culturales y recreativas que complementan el evento. No se trata sólo de ratos libres o momentos de descanso, sino de una oportunidad para que los asistentes conozcan otros aspectos del lugar en el que probablemente van a invertir o al que acuden para recibir una formación. Así se obtiene una visión más amplia y compleja de lo que se puede esperar, en el caso de los inversionistas, o se da una ocasión para adquirir otros conocimientos, además de los que constituyen el tema central del evento.

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Al ampliar de esta forma las experiencias, el turismo de reuniones también genera una derrama económica hacia distintas industrias. La mayoría de ellas se beneficial del turismo vacacional o recreativo, pero dado que el turismo de reuniones suele mover a grandes grupos y genera mayores gastos, las ganancias que reporta son también mayores.

Estas son algunas de las industrias que reciben los efectos positivos de esta forma de viajar:

  • Comunicaciones y transportes. Todo viaje comienza con un traslado, que puede hacerse por vía terrestre, aérea o marítima. Para los viajes de negocios y reuniones, el medio preferido es el avión, debido a su rapidez. En países que cuentan con aerolíneas low cost, como los vuelos Volaris en México, ésta es una de las opciones más empleadas para trasladar de manera rápida y eficiente a grandes grupos, sin que los costos aumenten demasiado.
  • Alimentos y restauración. Esta industria es otra de las grandes beneficiarias de todo tipo de turismo, pues sea cual sea el motivo del viaje, en algún momento habrá que comer. Sin embargo, el turismo de reuniones hace uso de servicios especiales, como los proveedores de banquetes y servicios de catering o coffee break.
  • Organización y logística. Si se trata de una reunión de negocios, con un pequeño grupo de participantes, tal vez este sector sea prescindible. Pero en el caso de congresos, convenciones y exposiciones, resulta necesario alquilar una sede para el evento, con todos los servicios que se requieran para llevarlo a cabo (iluminación, sonido, conexión a internet, recepción e informes, etcétera).

En diversos países, el turismo de reuniones ya es una de las modalidades más fuertes del sector, que iguala o incluso supera al de sol y playa. La próxima vez que organices un evento de esta categoría, piensa en todo lo que puedes aportar a los asistentes, así como a la economía de tu país, al convertirlo en una experiencia de turismo de reuniones. Asesórate con agencias especializadas, como Viaja Compara y haz de tu evento algo inolvidable.

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